Protokoll ist nicht gleich Protokoll. Ob ein Dokument im Streitfall trägt, lässt sich an fünf Fragen prüfen. Fällt eine davon durch, bleibt am Ende wieder Aussage gegen Aussage.
Ein unterschriebenes PDF mit zwölf Fotos sieht nach einem soliden Nachweis aus. Beim genauen Hinsehen stellen sich aber Fragen: Wann sind die Bilder entstanden? An welchem Fahrzeug? Wer hat den Zustand bestätigt? Wurde seitdem etwas geändert? Und kann das jemand prüfen, der weder dem Anbieter noch einer der beiden Seiten vertraut? Die folgenden fünf Prüffragen helfen, jedes Protokoll einzuordnen.
Wann? Wo und an welchem Fahrzeug? Wer hat bestätigt? Unverändert seitdem? Prüfbar ohne den Anbieter? Ein Nachweis, der alle fünf Fragen beantwortet, ist beweissicher. Einer, der eine davon offenlässt, ist eine Behauptung mit Bildern.
Der Zeitpunkt entscheidet über Vorher und Nachher. Eine Uhrzeit, die sich am Rechner eintragen lässt, belegt nichts. Belastbar ist ein Zeitstempel, der beim Entstehen des Fotos vergeben wird und sich nachträglich nicht ändern lässt. Noch stärker wird er, wenn das Siegel des Protokolls zusätzlich in einem öffentlichen Register verankert ist, das niemand zurückdatieren kann.
Ein Foto muss eindeutig einem Fahrzeug zugeordnet sein: über die FIN, das Kennzeichen und den Ort der Aufnahme. Bilder aus der Galerie, die irgendwann irgendwo entstanden sind, fallen hier durch. Die Erfassung sollte deshalb nur direkt aus der Kamera möglich sein, gebunden an das Gerät und den Standort.
Ein Protokoll, das nur eine Seite erstellt hat, ist eine Behauptung. Erst die Unterschrift beider Beteiligten, der übergebenden und der übernehmenden Person, macht daraus eine gemeinsame Feststellung. Die Unterschrift gehört zum versiegelten Inhalt, nicht als lose Seite daneben.
Jedes Dokument lässt sich am Rechner bearbeiten, wenn nichts dagegen spricht. Dagegen spricht ein Siegel: ein digitaler Fingerabdruck über den gesamten Inhalt, jedes Foto, jede Markierung, jede Unterschrift. Ändert sich ein einziges Zeichen, passt der Fingerabdruck nicht mehr. Werden die Protokolle eines Fahrzeugs zusätzlich miteinander verkettet, fällt auch ein fehlendes Protokoll auf.
Die letzte Frage wird am häufigsten vergessen. Ein Nachweis, den nur der Anbieter bestätigen kann, hängt von diesem Anbieter ab. Besser ist eine öffentliche Prüfseite: QR-Code scannen, Fingerabdruck vergleichen, Verankerung im öffentlichen Register nachsehen. Ohne Konto, ohne Software, auch Jahre später.
Für Fuhrparks und Leasinggeber: Rückgabeschäden sind einzeln zu belegen, mit Foto, Beschreibung und Zeitbezug. Die fünf Fragen sind die Checkliste dafür.
Für Autohäuser und Werkstätten: Der Zustand bei Annahme und Abgabe ist die Absicherung gegen den Vorwurf, ein Schaden sei im Betrieb entstanden.
Für Logistiker und Überführer: Jede Übergabe in der Kette braucht ihren eigenen versiegelten Zustand, sonst bleibt die Haftung an der Stelle hängen, an der die Dokumentation endet.
Für Kunden und Fahrer: Ein beweissicherer Nachweis schützt auch die Person, die das Fahrzeug übernimmt, vor Forderungen für Schäden, die schon vorher da waren.
Sie beantwortet die Frage, wer unterschrieben hat. Die Fragen nach Zeitpunkt und Herkunft der Fotos beantwortet sie nicht. Beides ergänzt sich, ersetzt sich aber nicht.
Nein. Die Prüfseite zeigt das Ergebnis in einfachen Worten: echt, unverändert, verankert am genannten Zeitpunkt. Die Technik dahinter ist offengelegt, muss aber nicht nachvollzogen werden.
Wie ein Gericht einen Nachweis würdigt, entscheidet es im Einzelfall. Die fünf Fragen beschreiben, was ein Dokument dafür mitbringen sollte.