En la suscripción de coche el vehículo está en la puerta; en el carsharing, en el aparcamiento. Nadie del proveedor está presente. Aun así, el estado en la recogida y en la devolución debe registrarse de forma que ambas partes puedan confiar en él.
Las entregas clásicas tienen una ventaja: dos personas están junto al vehículo, lo miran juntas y firman. En la suscripción de coche, en la entrega a domicilio y en el carsharing falta esa situación. El cliente recibe el vehículo solo y el proveedor no lo vuelve a ver hasta semanas después. Justo entonces empieza la discusión sobre arañazos, llantas e interior. Este artículo muestra cómo la documentación resulta fiable aun sin personal en el lugar.
Una secuencia de fotos guiada con progreso visible lleva pocos minutos y ahorra en cada devolución la discusión sobre si un daño ya estaba antes.
En la entrega, el conductor del servicio de reparto registra el estado; en la devolución, otro empleado o el propio cliente. Entre ambos momentos suelen pasar semanas o meses. Sin fotos completas y comparables en los dos momentos, cualquier liquidación es impugnable, en cualquier dirección.
Fotos obligatorias: todos los lados, las cuatro esquinas, techo, llantas, interior, maletero. Una secuencia guiada garantiza que no falte nada.
Kilometraje e indicador de combustible: como foto del cuadro de instrumentos, no como cifra escrita.
En el vehículo eléctrico: nivel de carga y cable de carga suministrado.
Puntos conocidos: los daños previos se marcan y fotografían. Lo que queda anotado aquí ya no se puede atribuir al cliente más adelante.
Tres medidas hacen fiable el registro realizado por una sola persona.
Si el cliente registra solo, el registro debe ser posible únicamente desde la cámara. Una foto de la semana pasada o de otro vehículo invalidaría toda el acta. La hora, el lugar y el dispositivo quedan vinculados al tomar la imagen.
El registro debe completarse en un plazo breve tras la entrega, por ejemplo en la hora siguiente a la entrega o antes de iniciar el viaje en el carsharing. Después, el estado se considera aceptado. Es justo para ambas partes porque cierra la brecha en la que un daño podría producirse sin que nadie lo note.
Si falta la segunda persona, el procedimiento sustituye la confirmación conjunta: el cliente confirma el estado, el acta se sella y se envía de inmediato al proveedor. Ambos tienen el mismo documento probatorio con la misma huella. El proveedor puede oponerse dentro del plazo acordado; después, el estado queda fijado para ambos.
En la devolución se registra de nuevo la misma secuencia de fotos. Los daños previos de la recogida ya están anotados y marcados. Se añaden los puntos nuevos. La comparación de las dos actas selladas muestra lo que se ha añadido durante el periodo de uso, con foto, hora y asignación al vehículo. La liquidación se basa entonces en diferencias documentadas, no en recuerdos.
Una documentación que solo sirve al proveedor la perciben los clientes como desconfianza. Una documentación que trata a ambas partes por igual protege al cliente frente a reclamaciones por daños ajenos y al proveedor frente a daños que nadie ha comunicado. Lo decisivo es que el cliente reciba su documento probatorio de inmediato y pueda verificarlo de forma independiente, sin cuenta en el proveedor.
Entonces rige la documentación del servicio de entrega o el último estado registrado. Es razonable hacer del registro una condición para liberar el vehículo, por ejemplo desbloqueándolo solo tras completar el acta.
En las entregas por la tarde-noche, el plazo debería extenderse hasta la mañana siguiente para que las fotos puedan hacerse con luz de día. El plazo se indica en el contrato.
Sí. El proceso es el mismo: check-out y check-in mediante el código QR del vehículo, secuencia de fotos guiada, acta sellada por cada uso.
Los plazos, los derechos de oposición y la liquidación de daños corresponden al contrato. Este artículo describe la documentación, no la redacción del contrato.